TOPLANTI YÖNETİMİ

Çoğu toplantılar çok uzun sürer ve belli bir zaman sonra konuşulanların hiç bir işe yaramadığı ortaya çıkar.Bazen gereksiz tartışmalar ve kavgalar çıkar.

-Toplantı öncesi konu , yer , saat ve katılacak kişiler yazılı olarak ilgililere bildirilir.

-Toplantı öncesi , kulis yaparak kendi fikirlerinize yandaş toplama girişiminde bulunabilirsiniz.

-Toplantıya bir kişi başkanlık eder.

-Toplantı başında gündem hatırlatılıp , konular önem sırasına konur.

-Gereksiz kişiler toplantıya çağrılmamalıdır.

-Katılan herkes konular ile ilgili fikirlerini belirtir.

-Konu harici konuşmalara girilmeyip , sürelere dikkat edilir.

-Karşılıklı tartışmalara izin verilmez.

-Görsel araçlar kullanılır.

-Görüşler sayısal ve gerçek olarak kanıtlara dayanmalıdır.

-Sorun tamamen belirlenmeden çözümlere geçilmemelidir.

-Toplantı sonunda ; tüm katılanlar neyi , nasıl ve ne zaman yapacaklarını bilmeleri gerekir.

Toplantı sonuçları , ilgililere yazılı olarak verilir.Bu sonuçları ‘’ Toplantı Raporu Formu ‘’ oluşturarak ( konu , tarih , katılanlar , sonuç , ) yazmak daha pratik olacaktır.

Toplantı Türleri :

- Karar alma toplantıları
- Yönlendirme toplantıları
- Fikir oluşturma toplantıları
- Motivasyon toplantıları
- Müşteri toplantıları
- Takip toplantıları


Toplantı sonunda ; tüm katılanlar neyi , nasıl ve ne zaman yapacaklarını bilmeleri gerekir.

ÖNEMLİYİ ÖNEMSİZLERDEN AYIRABİLME BECERİSİ :

Çoğumuz çok önemli işlerimiz varken önemsiz detaylar peşinde koşarız.Böylece asıl işi kaçırıp ıvır zıvır şeylerle meşgul oluruz.Sonuçta ilerlememiz yavaşlar ve performans düşüklükleri yaşarız.Aslıda önemli dediğimiz şeyler orada durup , bizim seçmemizi bekler.Fakat biz onu birçok olay veya nesnelerin içinde bir türlü göremeyiz.Zaten başarılı olanlar da bunları görüp ayırabilenlerdir.

Ama asıl önemli olanı hedeflerimizi doğru seçmemizdir.Neyi ? Neden istiyoruz ? Bunun için bence biraz daha fazla dikkat edip yapacağımız işlerin bize ne kadar fayda sağlayacağı ya da ne kadar bedel ödememiz gerektiğini sorgulamak çok yararlı olacaktır diye düşünüyorum. Mesela az çalışarak bazı öğrenciler başarılı olmakta bazıları ise daha fazla çalıştığı halde ondan daha düşük not almaktadır.Bence az çalışan öğrenci derste daha dikkatli dinliyor .Böylelikle hocanın önem verdiği konuları hissedebiliyor veya önemli konuları ayırıp onlara çalışıyor.Çünkü ben de böyle yaparak evde fazla çalışmadan sınıflarımı geçtim.

Mesela iş hayatımızda önemli işi atlayıp , önemsiz işlerle meşgul olduğumuz çok olmuştur.Ya da alışveriş yaparken gerçekten ihtiyacımız olan bir şeyi almamız gerekirken , ihtiyacımız olmayan bir şeyi aldığımız çok olmuştur.Veya kitap olarak bana en önemli kitap hangisi deseler ? Tabi ki Kuran-ı Kerim derim.Ama okumayan binlerce kişi var.Sorsanız Kuran-ı Kerim hariç 20-30 kitap okumuştur.

Başka bir örnek arkadaş seçiminde de yapabiliriz.Bize faydalı olabilecek veya onunla zaman geçirmenin bize mutluluk vereceği arkadaşlarımızın daha önemli olması gerekmez mi?Bana göre her olaylarla ilgili çok önemli , önemli , az önemli ve önemsiz olarak sınıflandırmalar yapmayı alışkanlık haline getirmeliyiz.Böylece beyin bunu otomatik olarak hep yapacaktır. Liderler de önem sıralaması yaparak , önemli işlere öncelik vermeyi çok iyi başarıyorlar.

Sonuç olarak ; ‘’ Hayat önemliyi önemsizden ayırma meselesidir ‘’ demek yanlış olmaz.

KAYNAK : YÖNETİCİLER İÇİN ANAHTAR , Behçet N.TANKUT